A Receita Federal do Brasil e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) publicaram, em 10 de abril de 2025, o Ato Conjunto nº 3, que oficializa a documentação técnica da Declaração de Regimes Específicos (DeRE). Essa nova obrigação acessória, inserida no contexto da Reforma Tributária (EC 132/2023), substituirá gradualmente os regimes especiais atuais (como Simples Nacional, MEI, Lucro Presumido e setores como combustíveis, serviços financeiros e imobiliários) a partir de 2026. Para empresários e contadores de Cuiabá, Várzea Grande, Sinop e Rondonópolis, compreender a DeRE não é apenas uma questão de conformidade fiscal: é uma necessidade estratégica para proteger margens, fluxo de caixa e competitividade em um ambiente de transição tributária complexa.
Entendendo o Cenário: O que é a DeRE e por que ela importa para o seu negócio?
A Declaração de Regimes Específicos (DeRE) é uma nova obrigação acessória instituída pela Reforma Tributária para unificar e simplificar a apuração de tributos sobre operações que hoje são tratadas por regimes especiais. O Ato Conjunto nº 3, assinado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, define os leiautes, cronogramas e regras de validação para a transmissão digital da DeRE, que substituirá declarações como:
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) – para optantes do Simples Nacional;
- DASN-SIMEI (Declaração Anual do MEI) – para microempreendedores individuais;
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal) – para Lucro Presumido e Real, em parte;
- Declarações setoriais específicas – como as de combustíveis, energia elétrica, serviços financeiros, planos de saúde e imobiliárias.
Na prática, a DeRE consolida em um único arquivo digital todas as informações que antes eram dispersas em múltiplos formulários e sistemas. O prazo de implementação começa em janeiro de 2026, com transmissão obrigatória a partir de 2027 para empresas com faturamento acima de R$ 4,8 milhões/ano. Para as demais, o prazo se estende até 2028.
Documentos Técnicos Oficializados pelo Ato Conjunto nº 3
O ato publica quatro anexos técnicos essenciais:
- Anexo I: Leiaute do arquivo digital da DeRE (formato XML, versão 1.0);
- Anexo II: Regras de validação e consistência dos dados;
- Anexo III: Cronograma de implementação por porte e setor;
- Anexo IV: Manual de preenchimento para regimes especiais (Simples, MEI, Lucro Presumido e setores específicos).
Esses documentos substituem as instruções normativas anteriores e criam uma base única para a fiscalização eletrônica, que será realizada em tempo real pelo sistema da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS.
Tabela Comparativa: Impacto da DeRE por Setor e Porte em Mato Grosso
A tabela abaixo detalha como a DeRE afeta diferentes perfis de empresas em Mato Grosso, com base no cronograma oficial e nas particularidades regionais (como a forte presença do agronegócio e do varejo de materiais de construção em Rondonópolis e Sinop).
| Setor / Porte | Obrigação Atual | Substituição pela DeRE | Prazo de Adequação | Impacto em Mato Grosso |
|---|---|---|---|---|
| Supermercados e Minimercados (Cuiabá, Várzea Grande) | DEFIS + ECF + SPED Fiscal | DeRE unificada (regime geral + Simples) | 2027 (faturamento > R$ 4,8 mi) / 2028 (demais) | Alto volume de notas fiscais; necessidade de integração PDV-fiscal para evitar divergências entre vendas reais e declaradas. |
| Distribuidoras e Transportadoras (Sinop, Rondonópolis) | ECF + declarações setoriais de combustíveis/frete | DeRE com módulo específico para combustíveis e serviços de transporte | 2027 | Alíquotas de IBS/CBS variáveis por modal; necessidade de parametrização automática no ERP para evitar erros de apuração. |
| Lojas de Materiais de Construção (Cuiabá, Sinop) | DEFIS (Simples) ou ECF (Lucro Presumido) | DeRE unificada com detalhamento de estoque e margem | 2027-2028 | Estoque de alto valor; risco de multa por omissão de saídas; necessidade de controle de inventário integrado ao fiscal. |
| Farmácias e Pet Shops (Várzea Grande, Cuiabá) | DEFIS + SPED Fiscal | DeRE com módulo de regimes específicos para medicamentos e serviços veterinários | 2028 | Alíquotas reduzidas para medicamentos; necessidade de classificação correta de NCM e CST para evitar recolhimento indevido. |
| Agronegócio (Sinop, Rondonópolis) | ECF + declarações de produtor rural | DeRE com módulo para produtores rurais e cooperativas | 2027 | Complexidade tributária do setor (substituição tributária, créditos presumidos); risco de multa por falta de detalhamento de operações interestaduais. |
O Impacto Operacional e Financeiro no Varejo e Serviços de Mato Grosso
A transição para a DeRE não é apenas uma mudança burocrática. Ela afeta diretamente a margem de lucro, o fluxo de caixa e a gestão de estoque das empresas de Mato Grosso, especialmente em cidades como Cuiabá, Várzea Grande, Sinop e Rondonópolis, onde o varejo e os serviços são pilares da economia local.
1. Margem de Lucro e Custo Tributário
A DeRE exige que todas as operações sejam detalhadas com alíquotas de IBS e CBS (que substituirão ICMS, ISS, PIS e Cofins a partir de 2026). Para empresas do Simples Nacional, a apuração será feita por regime de caixa (recebimento) e não mais por competência (faturamento). Isso pode gerar um aumento temporário de carga tributária em meses de alto faturamento, mas com recebimento a prazo. Por exemplo, uma distribuidora de Sinop que vende R$ 500 mil em um mês, mas recebe apenas 60% à vista, terá que recolher IBS/CBS sobre o valor total da venda, pressionando o fluxo de caixa.
2. Gestão de Estoque e Conciliação Financeira
Com a DeRE, o fisco terá acesso em tempo real aos dados de estoque e movimentação. Empresas que operam com estoque desatualizado (como lojas de materiais de construção em Cuiabá que ainda usam planilhas manuais) correm o risco de multas por divergência entre estoque físico e declarado. Além disso, a conciliação de vendas com recebimentos (Pix, cartão, boleto) precisará ser automática, pois a DeRE exigirá o detalhamento de cada operação financeira.
3. Custos de Conformidade e Risco de Multas
O custo de adequação à DeRE inclui:
- Investimento em software fiscal que suporte o novo leiaute XML;
- Treinamento de equipe para preenchimento correto dos campos (principalmente para regimes especiais como MEI e Simples);
- Contratação de consultoria tributária para revisar a classificação de NCM e CST, que impactam diretamente as alíquotas de IBS/CBS.
Para empresas de Várzea Grande e Rondonópolis, que muitas vezes operam com margens apertadas (entre 5% e 15%), o custo de uma multa por não envio da DeRE (que pode chegar a R$ 50 mil por mês de atraso, conforme a Portaria RFB nº 1.200/2025) pode representar um golpe fatal no fluxo de caixa.
“A DeRE é a maior mudança na obrigação acessória desde a criação do SPED. Empresas que não se prepararem agora, com sistemas integrados e processos automatizados, terão que enfrentar multas e retrabalho em 2027, quando a fiscalização eletrônica estiver plenamente operacional.” – Nota técnica do Conselho Regional de Contabilidade de Mato Grosso (CRC-MT), abril de 2025.
Mitigando Impactos Fiscais e Financeiros com Tecnologia e o ERP Max Manager
A complexidade da DeRE exige que as empresas de Mato Grosso adotem sistemas de gestão que integrem PDV, fiscal, financeiro e estoque em uma única plataforma. O ERP Max Manager, desenvolvido pela MAXDATA CBA, oferece funcionalidades específicas para enfrentar os desafios da nova declaração, especialmente para os setores de supermercados, distribuidoras, materiais de construção, farmácias e agronegócio em Cuiabá, Várzea Grande, Sinop e Rondonópolis.
1. Atualização Fiscal Automática de Tributos (IBS/CBS)
O Max Manager possui um módulo de parametrização automática de alíquotas, que se atualiza com base nas regras do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal. Quando a DeRE entrar em vigor, o sistema ajustará automaticamente as alíquotas de IBS e CBS para cada NCM, CST e regime tributário (Simples, Lucro Presumido, MEI), eliminando o risco de erro humano no preenchimento da declaração.
2. Relatórios de DRE e Fluxo de Caixa Projetado
A DeRE exige que o empresário antecipe o impacto tributário no fluxo de caixa. O Max Manager gera relatórios de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) em tempo real, comparando a margem de lucro antes e depois dos tributos, e um fluxo de caixa projetado que considera o regime de caixa do IBS/CBS. Isso permite que o gestor de uma distribuidora em Rondonópolis, por exemplo, decida se deve antecipar recebimentos ou renegociar prazos com fornecedores para evitar apertos financeiros.
3. SPED Fiscal Simplificado e Conciliação Integrada
O sistema gera automaticamente o arquivo da DeRE a partir dos dados de vendas, compras e estoque registrados no PDV (MaxBip) e no financeiro. A conciliação integrada de Pix e cartões (offline no MaxBip) garante que cada venda seja vinculada ao respectivo recebimento, atendendo à exigência de detalhamento financeiro da DeRE. Para supermercados de Cuiabá que operam com alta rotatividade de clientes, isso reduz o tempo de fechamento fiscal de dias para minutos.
4. Atualização Fiscal Automática e Suporte Local
A MAXDATA oferece suporte presencial em Cuiabá e ERP em Cuiabá com equipe técnica treinada nas novas regras da DeRE. Isso é crucial para empresas de Mato Grosso, que muitas vezes precisam de orientação personalizada para setores como agronegócio (Sinop) ou transporte (Rondonópolis), onde as alíquotas de IBS/CBS variam por modal e origem/destino.
Perguntas Frequentes (FAQ) sobre a DeRE e a Reforma Tributária
1. Minha empresa é optante do Simples Nacional em Cuiabá. Preciso me preocupar com a DeRE agora?
Sim, mas o prazo é até 2028. A DeRE substituirá a DEFIS e a DASN-SIMEI para o Simples Nacional a partir de 2028 (para empresas com faturamento até R$ 4,8 milhões/ano). No entanto, é recomendável começar a preparação agora, pois a transição para o IBS/CBS (que ocorrerá entre 2026 e 2033) exigirá que você tenha um sistema que já su
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